Was ist eine Schnittstelle zwischen zwei Programmen?

Eine Schnittstelle überträgt Daten automatisch von einem System in ein anderes, zum Beispiel Rechnungen aus Ihrem Auftragssystem in die Buchhaltungssoftware. Dadurch müssen Daten nur einmal erfasst werden und stimmen in beiden Systemen überein.

Welche Systeme sollte ein ERP-System anbinden?

Typisch sind Buchhaltungssoftware, Webshop, Bank und E-Mail. Welche davon wichtig sind, hängt von Ihrem Ablauf ab. Beginnen Sie mit der Schnittstelle, die heute die meiste manuelle Arbeit verursacht, meist die Übergabe von Rechnungen an die Buchhaltung.

Muss die Buchhaltung im neuen System neu aufgebaut werden?

Nein. Buchhaltung und Lohnverrechnung bleiben in der bewährten Software oder bei Ihrer Steuerberatung. Das neue System übergibt Rechnungen und Belege über eine Schnittstelle, statt die Buchhaltung zu ersetzen.

Schnittstellen zu Buchhaltung, Webshop und Bank: Leitfaden

Eine Schnittstelle überträgt Daten automatisch zwischen Ihren Programmen, etwa Rechnungen vom Auftragssystem an die Buchhaltung, Bestellungen vom Webshop ins Lager oder Zahlungseingänge von der Bank. Sie vermeidet Doppelerfassung und Tippfehler. Für KMU ist die Anbindung der Buchhaltung meist die wichtigste Schnittstelle und der beste Startpunkt.

Warum Schnittstellen den Alltag verändern

Ohne Schnittstellen tippen Mitarbeitende dieselben Daten in mehrere Systeme: den Kunden im Auftragssystem, dann in der Buchhaltung, dann im Webshop. Das kostet Zeit und führt zu Abweichungen. Mit Schnittstellen gibt es für jede Information eine führende Stelle, und die anderen Systeme übernehmen sie.

Wichtig ist die Rollenverteilung: Buchhaltung und Lohnverrechnung bleiben in der Buchhaltungssoftware oder bei der Steuerberatung. Ihr Auftragssystem ersetzt sie nicht, sondern übergibt die Daten dorthin. Mehr zum Zusammenspiel finden Sie unter Schnittstellen und Integrationen.

Die vier häufigsten Anbindungen

System	Typische Daten	Richtung
Buchhaltung	Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Kunden, Zahlungsstatus	Rechnungen hin, Zahlungsstatus zurück
Webshop	Bestellungen, Artikel, Lagerbestand, Versandstatus	In beide Richtungen
Bank	Kontoauszüge, Zahlungseingänge, Überweisungen	Meist von der Bank zum System
E-Mail	Angebote, Rechnungen, Erinnerungen	Vom System zu Ihren Kunden

Buchhaltung

Das ERP-System übergibt Rechnungen, Gutschriften und Stammdaten an die Buchhaltungssoftware, etwa BMD, RZL oder DATEV. Üblich sind Export-Dateien oder direkte Anbindungen, je nach Produkt. Der Zahlungsstatus kann zurückfließen, damit Sie offene Posten im Auftrag sehen. Welche Daten in welchem Format Ihre Steuerberatung braucht, klären Sie dort. Das gilt auch für rechtliche Anforderungen an Rechnungen.

Webshop

Bestellungen aus dem Shop landen automatisch als Auftrag im System, der Lagerbestand wird aktualisiert, und der Versandstatus geht an den Kunden zurück. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie neben dem Shop auch direkt verkaufen und beide Wege dasselbe Lager nutzen. Siehe auch Lagerverwaltung.

Bank

Zahlungseingänge können je nach Bank über Kontoauszugsdateien (zum Beispiel im CAMT-Format) oder über bankeigene Schnittstellen wie EBICS eingelesen werden. Das System ordnet Zahlungen offenen Rechnungen zu. Die Möglichkeiten unterscheiden sich je nach Bank und Kontotyp und müssen im Einzelfall geprüft werden.

E-Mail

Angebote, Rechnungen und Erinnerungen versendet das System direkt an Ihre Kunden, mit Ihrer Absenderadresse und passenden Vorlagen. Das spart das manuelle Anhängen von Dokumenten.

Rechnungsformate

Je nach Empfänger sind strukturierte Rechnungsformate gefragt, zum Beispiel ebInterface, XRechnung oder ZUGFeRD. Welches Format für Ihre Kunden gilt, hängt vom Empfänger und von den aktuellen Vorgaben ab. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor die Schnittstelle gebaut wird. Siehe auch Angebots- und Rechnungssoftware.

Wie Sie Schnittstellen planen

Systeme auflisten. Welche Programme nutzen Sie heute, und welche Daten teilen sie?
Führende Stelle festlegen. Welches System ist für Kunden, Artikel, Rechnungen und Zahlungen maßgeblich?
Mit der größten Zeitersparnis starten. Meist ist das die Übergabe von Rechnungen an die Buchhaltung.
Fehlerfälle definieren. Was passiert, wenn eine Übertragung scheitert? Es braucht eine Meldung und einen Weg zur Korrektur.
Testen mit echten Daten. Prüfen Sie Beträge, Steuersätze und Zeichen wie Umlaute.
Betrieb klären. Schnittstellen müssen gewartet werden, etwa wenn ein Anbieter sein Format ändert. Einen Überblick über das ganze Projekt gibt die ERP-Einführung Checkliste.

Typische Stolpersteine

Unklare Stammdaten: Kundennummern, Schreibweisen und Steuerdaten sind in den Systemen verschieden.
Fehlende Fehlerbehandlung: Eine Schnittstelle, die Fehler still verschluckt, erzeugt unbemerkt Lücken.
Änderungen beim Anbieter: Formate und Zugänge ändern sich. Ohne laufende Betreuung bricht die Verbindung irgendwann.
Zu viele Systeme auf einmal: Besser nacheinander anbinden und jeweils im Alltag prüfen.

Standardprodukt oder individuell gebaut?

Viele Standardprodukte bringen fertige Anbindungen an gängige Systeme mit. Das ist praktisch, solange Ihre Systeme dazu passen. Bei Individualsoftware bauen wir die Schnittstelle zu Ihren vorhandenen Programmen, auch zu weniger verbreiteten Branchenlösungen. Die Entscheidung hängt davon ab, welche Systeme Sie nutzen. Eine Gegenüberstellung finden Sie unter Individualsoftware vs. Standard-ERP.

Beispiel: Der Weg einer Rechnung

So kann ein Datenfluss in einem Betrieb mit angebundener Buchhaltung aussehen:

Der Auftrag wird abgeschlossen, und das System erstellt die Rechnung aus den erbrachten Leistungen.
Die Rechnung wird als Dokument erzeugt und per E-Mail an den Kunden gesendet.
Rechnungsdaten und Beleg gehen an die Buchhaltungssoftware, entweder automatisch oder als Datei zur Übernahme.
Der Zahlungseingang wird über die Bank erkannt und der Rechnung zugeordnet.
Der Status „bezahlt“ erscheint im Auftrag, und im Kundenportal sehen Kunden die erledigte Zahlung.

Keiner dieser Schritte verlangt ein Abtippen. Für die Mitarbeitenden bleibt nur die Kontrolle der Ausnahmen, etwa bei Zahlungen ohne eindeutige Zuordnung.

Wann eine einfache Dateiübergabe reicht

Nicht jede Anbindung muss in Echtzeit laufen. Für viele Betriebe genügt eine regelmäßige Übergabe als Datei, zum Beispiel ein täglicher oder wöchentlicher Export der Rechnungen für die Buchhaltung. Das ist einfacher zu bauen, leichter zu prüfen und oft ausreichend. Eine direkte, laufende Verbindung lohnt sich, wenn Daten schnell zurückfließen müssen, etwa Lagerbestände aus dem Webshop oder Zahlungseingänge, die Mahnungen verhindern sollen. Wir entscheiden das gemeinsam mit Ihnen anhand des tatsächlichen Bedarfs und nicht nach dem technisch Möglichen.

Dokumentation und Verantwortung

Schnittstellen laufen unauffällig, bis sie ausfallen. Halten Sie deshalb fest:

Welche Daten in welcher Richtung übertragen werden und wie oft.
Wer verantwortlich ist, wenn eine Übertragung fehlschlägt, im Unternehmen und beim Dienstleister.
Wie Fehler gemeldet werden, zum Beispiel per Benachrichtigung statt in einem Protokoll, das niemand liest.
Wie Zugangsdaten verwaltet werden, etwa für Bank oder Webshop, und wer sie erneuern darf.

Diese Dokumentation hilft auch, wenn Sie später ein System austauschen. Dann ist klar, was ersetzt werden muss und was bestehen bleibt.

Wie wir bei BusinessStack vorgehen

Beim Demo-Produkt erfassen wir alle Systeme, mit denen Ihr Betrieb arbeitet, und legen fest, welche Daten wohin fließen. Wir binden Buchhaltung, Webshop, Bank und E-Mail an, ersetzen sie aber nicht. Den Umfang der Schnittstellen besprechen wir vorab mit Ihnen, sie werden im Betrieb mitgepflegt, siehe Betrieb und Weiterentwicklung. Fragen dazu beantworten wir gern über Kontakt.