Individualsoftware Kosten für KMU: Preise und Faktoren
Individualsoftware für ein KMU kostet bei Agenturen je nach Umfang meist zwischen rund 30.000 und 80.000 Euro für den Aufbau, dazu kommen laufende Kosten für Betrieb und Weiterentwicklung. Bei uns entfällt der große Einmalbetrag: Das Demo-Produkt ist kostenlos, die Testwoche kostet 245 Euro, danach zahlen Sie ein monatliches Paket ab 1.380 Euro. Welches Paket zu Ihnen passt, hängt vor allem von der Zahl der Abläufe, der Anbindung anderer Systeme und der Datenübernahme ab. Die Zahlen in diesem Beitrag sind Richtwerte, keine Angebote.
Individualsoftware Kosten: Preisspannen im Markt
Übersichten von Agenturen für den österreichischen Markt nennen für typische KMU-Projekte 30.000 bis 80.000 Euro. Kleinere Lösungen beginnen bei etwa 5.000 Euro, große Systeme können 200.000 Euro und mehr kosten. Für die Wartung geben Anbieter häufig 15 bis 25 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr an. Diese Zahlen stammen von Agenturen selbst und sind Marktschätzungen, keine veröffentlichten Preislisten. Worin sich eine klassische Agentur von unserem Modell unterscheidet, zeigt der Vergleich Individualsoftware vs. Softwareagentur.
Wir arbeiten mit einem anderen Aufbau: ein kostenloses Demo-Produkt, eine Testwoche und ein monatliches Paket.
| Schritt | Dauer | Preis |
|---|---|---|
| Demo-Produkt | vorab | kostenlos, ohne Vertrag |
| Testwoche | 1 Woche | 245 Euro, einmalig |
| Paket Basis | laufend | 1.380 Euro pro Monat, 8 Stunden Entwicklungszeit |
| Paket Erweitert | laufend | 2.430 Euro pro Monat, 16 Stunden Entwicklungszeit |
| Paket Komplett | laufend | 5.750 Euro pro Monat, 40 Stunden Entwicklungszeit |
Alle Pakete sind monatlich kündbar und enthalten Hosting, Updates und Support. Nach mindestens 3 Monaten laufendem Paket erhalten Sie den Quellcode ohne zusätzliche Kosten. Die Pakete im Überblick finden Sie auf der Seite Preise.
Was Individualsoftware kostet: Die wichtigsten Preisfaktoren
Nicht die Firmengröße, sondern die Komplexität Ihrer Abläufe treibt die Kosten. Die wichtigsten Faktoren:
- Anzahl der Arbeitsabläufe: Ein System für Auftragsabwicklung ist kleiner als eines, das zusätzlich Lager, Service und Kundenportal abdeckt.
- Rollen und Rechte: Je mehr Benutzergruppen mit unterschiedlichen Sichten arbeiten, desto aufwendiger wird die Umsetzung.
- Schnittstellen: Jede Anbindung an Buchhaltung, Webshop, Bank oder E-Mail kostet Planung und Tests. Mehr dazu unter Schnittstellen und Integrationen.
- Datenübernahme: Bereinigte Excel-Listen lassen sich schnell übernehmen. Gewachsene Altdaten mit Dubletten brauchen mehr Zeit.
- Berichte und Auswertungen: Standardlisten sind günstig, individuelle Kennzahlen und Dokumentvorlagen erhöhen den Aufwand.
- Portale für Kunden oder Lieferanten: Sie bringen zusätzliche Anforderungen an Sicherheit und Bedienbarkeit.
Beispielrechnung über fünf Jahre
Die folgende Rechnung nutzt unsere Preise und ist ein Rechenbeispiel, kein Angebot. Alle Beträge netto.
| Posten | Basis | Erweitert | Komplett |
|---|---|---|---|
| Testwoche (einmalig) | 245 Euro | 245 Euro | 245 Euro |
| Paket, 60 Monate | 82.800 Euro (1.380 Euro) | 145.800 Euro (2.430 Euro) | 345.000 Euro (5.750 Euro) |
| Summe nach fünf Jahren | 83.045 Euro | 146.045 Euro | 345.245 Euro |
Das ist keine Aussage, dass wir in jedem Fall günstiger sind: Die Summen hängen davon ab, welches Paket zu Ihnen passt. Zum Vergleich ein Rechenbeispiel für Lizenzmodelle mit 30 Nutzern. Beim niedrigen Richtwert von 39 Euro pro Nutzer und Monat ergeben sich 14.040 Euro pro Jahr, beim hohen Richtwert von 179 Euro sind es 64.440 Euro pro Jahr. Diese Werte sind Listenpreise ohne Rabatte und ohne Einführung. Wie sich das Modell verändert, wenn das Team wächst, beschreiben wir im Beitrag Lizenzkosten pro User oder Monatspaket.
Wann Individualsoftware nicht günstiger ist
Es gibt Fälle, in denen Standardsoftware wirtschaftlicher ist:
- Ihr Team ist sehr klein, und die Einstiegskosten eines Standardprodukts sind niedriger als ein Aufbau.
- Ihre Abläufe entsprechen dem Branchenstandard, und Sie brauchen kaum Anpassungen.
- Ein Fachprodukt deckt Ihre Spezialfälle bereits ab.
Deshalb lohnt es sich, vor dem Angebot zu prüfen, wie viel Anpassung Ihr Ablauf wirklich braucht. Einen ehrlichen Vergleich finden Sie unter Individualsoftware vs. Standard-ERP.
So halten Sie die Kosten planbar
- Mit dem wichtigsten Ablauf beginnen. Ein System in Etappen ist leichter zu planen als ein Gesamtprojekt.
- Monatspreis vorab festlegen. So kennen Sie die Kosten, bevor es losgeht.
- Demo-Produkt prüfen. Änderungen am Demo-Produkt sind günstiger als nach der Umsetzung.
- Betriebskosten mitrechnen. Fragen Sie jeden Anbieter nach den laufenden Kosten nach dem Go-live.
- Eigentum und Zugriff klären. Vereinbaren Sie, wer Zugriff auf Code, Daten und Dokumentation hat.
Was in Angeboten oft fehlt
Beim Vergleich von Angeboten lohnt der Blick auf Punkte, die leicht übersehen werden:
- Betrieb nach dem Go-live: Hosting, Updates, Sicherheit und Support stehen nicht immer im Angebot, fallen aber an.
- Datenübernahme: Wird sie als Pauschale kalkuliert oder nach Aufwand abgerechnet?
- Schulung: Ist sie enthalten oder separat zu bezahlen?
- Änderungswünsche: Wie werden Änderungen während des Aufbaus bewertet und abgerechnet?
- Eigentum und Zugriff: Erhalten Sie Zugriff auf Daten, Dokumentation und gegebenenfalls Quelltext, falls Sie den Dienstleister wechseln?
- Schnittstellen: Sind die Anbindungen an Buchhaltung, Webshop oder Bank im Preis enthalten?
Ein Preis ist nur dann aussagekräftig, wenn der Umfang schriftlich beschrieben ist. Fragen Sie deshalb immer nach einer Leistungsbeschreibung, bevor Sie Angebote vergleichen.
Wie sich die Kosten über die Zeit entwickeln
Die Kosten einer Individualsoftware sind vorn konzentriert: Bei uns sind die Anfangskosten klein, danach zahlen Sie das monatliche Paket. Bei einem Lizenzmodell ist es umgekehrt: Der Einstieg ist günstig, die laufenden Kosten steigen mit der Nutzerzahl. Für eine faire Gegenüberstellung vergleichen Sie über drei bis fünf Jahre und rechnen jeweils Einführung, Anpassungen, Schulung und Betrieb mit.
Ebenso gehört der Nutzen in die Rechnung: Wie viele Stunden pro Woche kostet die manuelle Arbeit heute, und welcher Teil davon entfällt mit dem neuen System? Diese Zahl kennen nur Sie, und sie lässt sich schon beim Demo-Produkt gemeinsam abschätzen. Wir versprechen dafür keine festen Einsparungen, denn sie hängen von Ihrem Betrieb ab.
Wie wir bei BusinessStack vorgehen
Wir beginnen mit einem kostenlosen Demo-Produkt, danach folgt die Testwoche für 245 Euro und ein monatliches Paket, ohne Lizenzgebühren pro Nutzer, sodass die Kosten nicht mit Ihrer Mitarbeiterzahl steigen. Den Ablauf sehen Sie unter Ablauf, ein unverbindliches Erstgespräch können Sie über Kontakt anfragen.